პოზიციის დასახელება: ადმინისტრაციული ასისტენტი
მდებარეობა: საქართველოს ოფისი
კომპანია: One Smart Star

One Smart Star-ის შესახებ

One Smart Star არის გლობალური კომპანია, რომელიც სპეციალიზებულია საკომუნიკაციო სერვისებში საშუალო და დიდი ზომის კომპანიებისთვის. კომპანიის წარმომადგენლობები განლაგებულია 80-ზე მეტ ქვეყანაში. ჩვენი საქართველოს ოფისი, მიუხედავად მისი მცირე მასშტაბისა, მნიშვნელოვან როლს ასრულებს პერსონალიზებული სერვისების მიწოდებასა და კომუნიკაციების გამართულად მართვაში.

პოზიციის აღწერა

ადმინისტრაციული ასისტენტი პასუხისმგებელი იქნება სხვადასხვა ადმინისტრაციული ამოცანების შესრულებაზე. თქვენი ფუნქცია იქნება ოფისისა და აღმასრულებელი გუნდის ყოველდღიური საქმიანობის ხელშეწყობა. იმის გათვალისწინებით, რომ ჩვენი ფილიალი პატარაა, თქვენ ჩართული იქნებით სხვადასხვა ტიპის ოპერაციებში, რაც თქვენს როლს მრავალფეროვანსა და დინამიურს გახდის. თქვენი ამოცანაა უზრუნველყოთ ოფისის გამართული მუშაობა და შეიტანოთ წვლილი კლიენტებთან კომუნიკაციაში.

ძირითადი მოვალეობები

• ოფისის მართვა: ყოველდღიური ადმინისტრაციული ამოცანების შესრულება - როგორიცაა ზარების, ელექტრონული ფოსტისა და კორესპონდენციის მართვა. ასევე ოფისის გამართული ფუნქციონირებისათვის საჭირო საქმიანობის უზრუნველყოფა;
• აღმასრულებელი მხარდაჭერა: აღმასრულებელი გუნდს მხარდაჭერა შეხვედრების დაგეგმვაში, კალენდრების მართვაში, დამხმარე მასალებისა და დოკუმენტაციების მომზადებაში;
• კლიენტებთან კომუნიკაცია: პოტენციურ და არსებულ კლიენტებთნ კომუნიკაცია - შეკითხვებზე დროული პასუხების გაცემა, შესაბამისი ინფორმაციის მიწოდება, დაფიქსირებულ პრობლემებზე რეაგირება, შესასრულებელი ვადლებულებების შეხსენება, ასევე აღმასრულებელ გუნდთან კომუნიკაციის ორგანიზება.
• დოკუმენტაციის მართვა: ანგარიშების, პრეზენტაციების და სხვა დოკუმენტების მომზადება, შესწორება, განახლება, დახარისხება და შენახვა;
• შეხვედრების და ღონისძიებების ორგანიზება: შიდა შეხვედრების, კლიენტებთან ზარების და სხვა კომპანიის ღონისძიებებში მონაწილეობის ორგანიზებაში დახმარება;
• ფინანსური მხარდაჭერა: ინვოისების მომზადება, დამუშავება, მომხმარებლებთან დაგზავნა და საჭიროების შემთხვევაში საბაზისო ფინანსური ანგარიშგების მომზადება.
• მრავალფუნქციური მხარდაჭერა: მცირე ოფისის გათვალისწინებით, შესაძლებელია ჩართული იყოთ ისეთი სხვადასხვა ტიპის ამოცანების შესრულებაში, რომლებიც არ შედის ტიპურ ადმინისტრაციულ მოვალეობებში (მაგალითად, კლიენტების დახმარება პროექტების ან დოკუმენტების მომზადებაში ან ოპერაციული ამოცანების შესრულება).

მოთხოვნები

• ადმინისტრაციული მხარდაჭერის სფეროში სამუშაო გამოცდილება - სასურველია პატარა ოფისის გარემოში;
• კარგი ორგანიზაციული უნარები და დეტალების მიმართ ყურადღება;
• ძლიერი კომუნიკაციური უნარები - შეძლებისდაგვარად მოქნილი, კარგად ჩამოყალიბებული და პროფესიონალური კომუნიკაციის ცოდნა;
• მოქნილობა მრავალფეროვანი ამოცანების შესრულებასა და პრიორიტეტების ცვლილების პირობებში;
• Microsoft Office Suite-ის (Word, Excel, PowerPoint) და ოფისის მართვის ინსტრუმენტების ცოდნა.
• დამოუკიდებლად მუშაობის უნარი მინიმალური ზედამხედველობით.